Bye, bye Excel

Erfolgreiche Unternehmenssteuerung mit modernem Controlling

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Reporting im KMU-Umfeld. Besser als Excel

Der Bedarf an fundierten Geschäftszahlen steigt auch in kleinen und mittelständischen Betrieben. Mangels Alternative gilt hier jedoch häufig das Prinzip „Controlling by Excel“. Die Globalisierung, rasant beschleunigte Produktzyklen, neue Märkte – das Rad dreht sich auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) immer schneller. Die zunehmende Komplexität geschäftlicher Entscheidungen und die immer kürzeren Zyklen, in denen sie zu treffen sind, verändern die Art wie Unternehmen im „Unterhaus der Wirtschaft“ geführt werden. Hinzu kommt die Weltanschauung einer neuen Managergeneration, die wenig davon hält, Unternehmenspolitik aus dem Bauch heraus zu betreiben. Keine Frage, der Bedarf an fundierten Geschäftszahlen ist in den letzten Jahren spürbar gestiegen. Eine Entwicklung, die vom Business Application Research Center (BARC) bestätigt wird. Bei einer Umfrage im März 2012 gaben 83 Prozent der befragten Unternehmen an, Business Intelligence (BI)-Lösungen einzusetzen. Zum Vergleich: 2007 waren es lediglich 50 Prozent gewesen.

Notlösung mit Schwächen

Bei genaueren Hinsehen entpuppen sich die Systeme allerdings häufig als ein mehr oder weniger großes Sammelsurium verschiedener Excel-Tabellen. Nach Angaben der Marktforscher setzen 94 Prozent der befragten Unternehmen die Tabellenkalkulation ein. Hinzu kommen kleinere Anwendungen oder Datenbanken auf Abteilungsebene, die in Ermangelung unternehmensweit einheitlicher Lösungen in Betrieb sind. Auch wenn sich damit die größten Lücken vorübergehend stopfen lassen, bergen die Tabellen unkalkulierbare Risiken: 

  • Wegen des hohen manuellen Aufwands ist der Inhalt oft fehlerhaft
  • Oft ist unklar wie alt die Informationen sind, was im weiteren Verlauf zu Inkonsistenzen führen kann
  • Nicht immer ist es möglich, die Zahlen per Knopfdruck zu aktualisieren. Der Abruf der Informationen dauert zu lang
  • Die Strukturen der Tabellen sind oft nur wenigen Mitarbeitern bekannt, was im Controlling zu einer hohen Personalabhängigkeit führt.

Alternativen schwer zu finden

Auf der anderen Seite sind derartige Notlösungen verständlich, denn bis vor wenigen Jahren gab es für kleine und mittelständische Unternehmen kaum Alternativen. Das Reporting war bis dato eher druckorientiert und wenig flexibel: Die Möglichkeiten, Berichte zu filtern, sie zu sortieren oder individuell anzupassen waren gering. Von aktuellen Geschäftszahlen in Echtzeit ganz zu schweigen. Bis heute sind viele BISysteme auf die Anforderungen von Großkonzernen und dem gehobenen Mittelstand zugeschnitten. Doch die Anforderungen kleiner Betriebe sind anders gelagert: Hier gibt es weder unzählige Datenquellen zu integrieren, noch ist das Datenvolumen auch nur annährend so hoch. Ganz abgesehen davon, dass KMUs erhebliche Schwierigkeiten haben, die üblichen Lizenzkosten, Beraterhonorare und Projektlaufzeiten zu stemmen.

Merkmale eines Controlling-Systems


Controlling-Systeme ergänzen das Berichtswesen von Unternehmenslösungen, das häufig druckorientiert arbeitet und keine Echtzeit-Informationen bereitstellt. Sie stellen relevante Kennzahlen und Übersichten auf grafischen Dashboards bereit, die sich auf einem Blick überwachen lassen. Hinzu kommen intuitive Analysen per Mausklick, Frühwarnfunktionen oder automatische Berichte per E-Mail.

Die Vorteile professioneller Controlling-Systeme. Bye, bye Berichtsmappe

Kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von professionellen Controlling-Systemen am meisten. Schließlich ist hier der Nachholbedarf am Größten. Die Gefahren und Risiken, die Excel als Controlling-Werkzeug mit sich bringt, sind vielen Firmenchefs durchaus bewusst. Trotzdem fällt es offenbar schwer, die strukturellen Schwachstellen anzupacken. Das liegt zum einen daran, dass in kleineren Betrieben das operative Geschäft dominiert. Für strategische Planungen bleibt wenig bis gar keine Zeit. Und „bislang hat es ja auch ohne Controlling- Software ganz gut geklappt“. Eine kurzsichtige Strategie, die spätestens dann ins Wanken gerät, wenn Kapitalgeber beim Risikomanagement die Daumenschrauben anziehen. Potenzielle Fehlerquellen im Reporting werden dann gar nicht gern gesehen.

Entlastung fürs Personal

Professionelle Controlling-Werkzeuge leisten in erster Linie dem Unternehmen selbst gute Dienste – etwa mit Blick auf das Berichts- und Rechnungswesen. Standardisierte Berichte stellen sicher, dass alle Verantwortlichen mit den gleichen Kenn- und Geschäftszahlen arbeiten. Das vermeidet Verständnis- und Abstimmungsprobleme und minimiert die Gefahr von Fehlentscheidungen. Hinzu kommt ein deutlich höheres Sicherheitsniveau: Hier sorgen Berechtigungen dafür, dass Mitarbeiter nur auf jene Informationen zugreifen, die sie für ihren Job tatsächlich benötigen. 

Ein Faktor, der beim manuellen Reporting allein von der Aufmerksamkeit des Controllings abhängt. Der wohl wichtigste Pluspunkt ist indes die Entlastung der Mitarbeiter von aufwendigen, fehlerträchtigen Routinetätigkeiten. Es sind weder Berichtsmappen zu drucken, noch gesammelte Werke per E-Mail zu verschicken. So bleibt mehr Zeit für strategische Planungen – die im KMU-Umfeld ohnehin vernachlässigt werden. Zudem kann das Management dank EchtzeitInformationen schneller auf Marktänderungen reagieren.

Auf Zukunft programmiert

Mit einer standardisierten Software werten mittelständische Unternehmen ihr Controlling deutlich auf. Gleichzeitig stellen sie die Weichen in Richtung Zukunft. Das gilt vor allem mit Blick auf neue Trends wie dem „mobile Reporting“ via Smartphone oder Tablet. Stehen Unternehmenszahlen auch unterwegs zur Verfügung, glänzen gut informierte Geschäftsführer in Kreditverhandlungen und Vertriebsmitarbeiter beim Kunden. Während bei standardisierten Controlling-Systemen der Anteil mobiler Anwendungen stetig wächst, ist der Einsatz bei selbstgestrickten Lösungen weitgehend ausgeschlossen.

Business idea concept bright yellow wall

Fazit

Beim Thema Controlling haben viele mittelständische Unternehmen Nachholbedarf. Das bedeutet allerdings nicht, dass mehr Zahlen produziert werden müssen. Vielmehr geht es darum, die Qualität des Controllings nachhaltig zu verbessern – ohne dabei die Kosten signifikant zu erhöhen. Basis hierfür sind effiziente, zukunftsorientierte und vor allem pragmatische Prozesse. Anforderungen, die ein standardisiertes Controlling am besten erfüllt.

Die Vorteile professioneller Controlling-Systeme

Standardisierte Controlling-Systeme haben viele Vorteile – nicht nur für das operative Geschäft. 
Sie liefern auch nützliche Informationen für die strategische Planung:

Die richtige ReportingSoftware auswählen. Warum in die Ferne schweifen?

Reporting-Systeme für kleine und mittelständische Betriebe sollten schnell einsatzbereit und kostengünstig im Betrieb sein. Passende Lösungen zur vorhandenen Unternehmenssoftware haben klare Startvorteile. Es gibt gute Gründe, Geschäftsdaten ständig im Blick zu behalten: Der Vertrieb kann seine Kapazität gezielt auf jene Angebote lenken, bei denen die Umsatzchancen am höchsten ausfallen. Der Einkauf ist in der Lage, Konditionen auf Basis aktueller Einkaufsvolumen zu verhandeln. Und die Geschäftsführung steuert das Unternehmen mithilfe der neuesten Zahlen aus Konten, Kostenstellen oder Projekten „in Echtzeit“. Die Gefahr, bei Abweichungen zu spät einzugreifen, ist dadurch minimiert. Inzwischen gibt es sogar Systeme, die professionell ausgerichtet und dennoch mittelstandstauglich sind. Welche davon die Beste ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Doch welche Anforderungen stellen KMUs eigentlich an ein ControllingSystem?

Der Mittelstand tickt anders

Da wären zum einen die besonderen Rahmenbedingungen im Mittelstand: Vielen Unternehmen unterliegen engen finanziellen und personellen Restriktionen. Teure Systeme kommen daher ebenso wenig in Frage, wie lange Projektlaufzeiten oder ein hoher Aufwand für Wartung und Pflege. Meist ist die IT-Abteilung klein und ausgewiesene Controlling-Experten fehlen. Die Software sollte deshalb leicht zu bedienen sein und auf Knopfdruck verständliche, konkrete Zahlen liefern. Das Systemumfeld ist im Mittelstand weniger komplex als bei einem Großkonzern. Viele KMUs arbeiten mit einer zentralen Unternehmenssoftware. Ein ControllingSystem, das von Haus aus zum Umfeld passt, sorgt daher für niedrige Integrationskosten.

Grafisch, kurz und bündig

Mit Blick auf den Funktionsumfang gilt: Je umfangreicher, desto teurer. Wer mit dem Standard auskommt, fährt günstiger. Schließlich erhöht jeder zusätzliche Bericht und jedes weitere Diagramm den Einführungsaufwand. Es macht daher durchaus Sinn, Reporting nicht als Wunschkonzert zu begreifen, sondern den Umfang auf die tatsächlich benötigten Auswertungen zu begrenzen. Bei der praktischen Ausrichtung haben sich sogenannte „Management Dashboards“ oder „Business Cockpits“ durchgesetzt, die relevante Kennzahlen, Trends und Statusmeldungen grafisch aufbereitet präsentieren – etwa als Chart, Ampel, Zeitreihe oder Tacho. Abweichungen von der geplanten Norm sind so schnell zu erkennen. Hilfreich bei der Problemanalyse ist das simple „Durchklicken“ nachgelagerter Aggregationsebenen. Ein weiteres Augenmerk sollte auf der Weiterverarbeitung liegen: Hier gehört vor allem der Export in gängige OfficeFormate zum Standard. Noch besser ist es, wenn die Software in der Lage ist, periodische Berichtsmappen zusammenzustellen und zu versenden, um das Controlling von Routinetätigkeiten zu befreien. Praktisch sind Warnungen bei signifikanten Abweichungen – etwa wenn der Forderungsbestand die kritische Grenze überschreitet. Anwender erhalten nur jene Informationen erhalten, die sie für ihren Arbeitsbereich tatsächlich benötigen.

Fazit

Die perfekte Controlling-Software für kleine und mittelständische Betriebe ist bereits im Standard professionell ausgestattet und auf das Zusammenspiel mit der vorhandenen Unternehmenssoftware vorbereitet. Sie muss leicht zu bedienen, kostengünstig und in kürzester Zeit startklar sein. Anforderungen, die ein System mit „Stallgeruch“ am besten erfüllt.

Vorteile mittelständische Controlling-System

Mittelständische Betriebe stellen andere Anforderungen an ein Controlling-System als ein Großunternehmen. Zu den wichtigsten Punkten gehören:

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